Beoordelings-gesprekken HOE of WAT ?
02-11-2009

Vraag van een ondernemer:

"We groeien als bedrijf en dat heeft gevolgen voor de personeelswerkzaamheden. We hebben dit jaar naast functioneringsgesprekken ook beoordelingsgesprekken gepland, die eind dit jaar klaar moeten zijn. Ik zie er een beetje tegen op. De eerste afspraken zijn al gepland en ik ben nog aan het aftasten wat de toon en wat de focus van de gesprekken moeten zijn. De procedures formaliseren zich en ik wil hierbij de goede relatie met de medewerker hoog houden. Waar moet ik op letten?"

Antwoord
Als zaken zich formaliseren dan is dat zeker even wennen voor partijen. Voordat je het weet schep je namelijk onnodige afstand tot je medewerkers, omdat je een formele houding moet aannemen. Dat zie je goed.

De voorbereiding
Het (in)voeren van beoordelingsgesprekken hoeft niet ongemakkelijk te zijn, als je eigen voorbereiding goed is. Dat geeft je namelijk rust en richting en medewerkers pakken dat op. Zorg dat de procedure rond het beoordelingsgesprek compleet is. Vanaf de uitnodiging, het gesprek zelf en de administratieve afhandeling. Belangrijk is dat je een goed standaardformulier hebt voor de beoordelingsgesprekken, met relevante (functie)criteria. De werknemer heeft ook recht op een goede voorbereiding. Stuur daarom tijdig een korte inleiding over het beoordelingsgesprek, een agenda en een standaard beoordelingsformulier naar de werknemer. In de agenda staan de punten die je tijdens het gesprek wilt bespreken, de duur, het tijdstip en eventueel de aanwezigen bij het gesprek. Vervolgens bekijk je wat er besproken moet worden per medeweker. Zorg dat je informatie up tot date is. Lees de functieomschrijving na en ga na in hoeverre en op welke wijze de werknemer hieraan voldoet. Leg de relatie met het beoordelingsformulier. Lees ook eerdere verslagen van functioneringsgesprekken na, omdat daarin waarschijnlijk zaken benoemd zijn, waar je naar kunt refereren.

De eerste keer goed informeren
Begin het gesprek met een goede introductie. Daarmee informeer je de medewerker van de nieuwe werkwijze en voorkom je dat je de goede relatie met de medewerkers verspeelt. Laat dus weten dat jullie in verband met de groei en continuïteit van het bedrijf enkele nieuwe procedures moeten invoeren of aanscherpen. Benadruk dat het uitgangspunt is dat zowel de belangen van het bedrijf als die van de functie van de medewerker hierbij belangrijk zijn. Informeer of er vragen zijn en zoem dieper in op het beoordelingsgesprek.

Verschil gesprekken
Leg uit wat het verschil is met een functioneringsgesprek. Dat maakt een heleboel duidelijk. Het grote verschil met functioneringsgesprekken is dat beoordelingsgesprekken terugkijkt in de tijd en daarop de beloning van de medewerker vaststelt, terwijl je bij functioneringsgesprekken kijkt naar de toekomst. Bij functioneringsgesprekken is de verhouding gelijkwaardig en is er sprake van een tweezijdig gesprek. In een beoordelingsgesprek beoordeel je eenzijdig het functioneren van de werknemer. Op je oordeel kan de medewerker natuurlijk reageren.

Doel beoordelingsgesprek
Met het beoordelingsgesprek wil je in principe mensen die goed presteren belonen en motiveren en mensen die minder goed presteren beter laten presteren. Het is in feite een goed gesprek over het functioneren. Focus je op het doel van het gesprek. Dat is drieledig:

- verbeteren van het functioneren door terug te kijken op het jaar
- benutten/belonen van talenten en vaardigheden
- aangeven gevolgen voor de arbeidsvoorwaarden (o.a. salarisverhoging, promotie, overplaatsing of ontslag).

Aandachtspunten
Hou de focus op het doel van het gesprek (veelal ingebouwd in het standaardformulier), de vorm van het gesprek (oordeel, onderbouwing, samenvatting, reactie) en de afronding van het gesprek.

Zorg daarnaast dat je de volgende veelgemaakte beoordelingsfouten voorkomt: 

Halo-effect
De neiging om een medewerker te positief te beoordelen door de aanwezigheid van één positief opvallend kenmerk.

Horn-effect
De neiging om een medewerker te negatief te beoordelen door de aanwezigheid van een negatief aspect.
 
Vooroordelen
Voorkom vooroordelen door de mening te vragen van collega’s van de medewerker of andere relevante partijen.

Beïnvloeden
Wees objectief. Allerlei incidentele voorvallen, personen en omstandigheden kunnen je beïnvloeden.

Om de brij heen draaien
Wees direct en benoem wat je vindt zo concreet en zakelijk mogelijk. 

Persoonlijke aanval
Beoordeel de persoon niet als geheel, maar benoem het specifieke gedrag. 

Onduidelijke beoordelingscriteria en argumenten
Maak die transparant en meetbaar.

Tijdsperiode
Laat een recente gebeurtenis niet sterk meetellen en haal geen oude koeien uit de sloot.

Vergelijken
Vaak ingegeven door een persoonlijke voorkeur. Wees objectief en maak zaken meetbaar en eenduidig.

Vage afspraken
Maak concrete afspraken, zodat duidelijk is wie, wat, wanneer doet.

Geef na ieder agendapunt een samenvatting. En geef ook na ieder oordeel de werknemer tijd en ruimte om door te vragen als iets niet duidelijk is. Zo houd je toch goed contact en voorkom je afstand in de communicatie en/of de relatie.

Spreek vervolgens af wat de verdere procedure is na het gesprek. Laat het verslag ook door de medewerker ondertekenen en geef een kopie mee.

« Terug naar het overzicht